Odkrywcy to osoby, które aktywnie poszukują informacji zwrotnej na swój temat by móc się doskonalić. Jako liderzy powinniśmy być odkrywcami. Aktywne poszukiwanie informacji zwrotnej pokazuje otoczeniu, że jesteśmy otwarci na krytykę. Pomaga budować zaufanie. Pokazuje, że interesuje nas opinia naszych zespołów, że zależy nam na usprawnianiu się w swojej roli abyśmy mogli lepiej im pomagać. Lider poszukujący nadaje ton całej organizacji i pokazuje, że feedback jest wartością, że nie jest karą wymierzaną gdy zrobiło się “coś nie tak”, tylko niezbędnym paliwem pomagającym nam w rozwoju.
Zabieganie lidera o feedback pomaga budować i utrzymywać relacje z zespołem. Stanowi precedens, pokazuje, że proszenie o pomoc jest w porządku, że wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i że powinniśmy być otwarci na inne punkty widzenia.
Aktywne poszukiwanie informacji zwrotnej daje wiele korzyści, dobrze jest jednak pamiętać, szczególnie jeśli jesteś liderem proszącym o feedback pracownika, że udzielanie feedbacku jest tak samo stresujące jak otrzymywanie go! Nie można więc narzucać się z prośbami, nie można zabiegać o feedback zbyt agresywnie. Dobry Odkrywca tworzy jak najbardziej komfortowe środowisko, bezpieczną przestrzeń wokół osoby, której opinię chce usłyszeć. Jeśli do tej pory nie byliście aktywnymi poszukiwaczami, musicie zrobić kilka kroków żeby przygotować swoje zespoły na tę zmianę podejścia.
Po pierwsze zaplanuj co chcesz osiągnąć i w jaki sposób tego dokonasz
Zastanówcie się jakie nowe normy dotyczące udzielania informacji zwrotnej chcecie wprowadzić i jak chcecie to zrobić.
- Czy będziecie czasem prosili konkretną osobę żeby została z wami po spotkaniu i odpowiedziała wam na kilka pytań odnośnie przebiegu spotkania?
- Czy będziecie zapraszać każdego członka zespołu na 1 on 1?
- Czy będziecie zadawać pytania całej grupie i próbować zbierać informacje z wielu źródeł na raz?
- Jak często będziecie pytać?
- O co będziecie pytać?
- W jaki sposób będziecie pytać?
Przygotuj zespół na zmianę. Wyjaśnij co się zmieni i dlaczego
Przejście od stanu – “to ja tu udzielam feedbacku” – do stanu – “wszyscy na co dzień zabiegamy o informację zwrotną” będzie dla waszych zespołów sporym szokiem “kulturowym”. Kulturowym, bo nie mamy w zwyczaju udzielać sobie informacji zwrotnej, jako członkowie zespołów nie jesteśmy tego uczeni. Pierwsze prośby o feedback wasi pracownicy mogą potraktować jak pułapkę. Całkiem dosłownie zareagować panicznym lękiem i nie potrafić nic odpowiedzieć. Nic oprócz “wszystko jest ok”. Nie wiedzą jeszcze, że nic im nie grozi za podzielenie się z wami tym o czym faktycznie myślą, mogą nie bardzo wierzyć w czystość waszych pobudek, mogą “węszyć podstęp”. Dlatego jeśli zabieganie o feedback będzie dla was czymś nowym, wyjaśnijcie im co zamierzacie zrobić i dlaczego.
- Być może chcecie faktycznie uzyskać konkretne informacje, które pomogą wam rozwinąć daną umiejętność.
- Być może nie wiecie co powinniście poprawić i potrzebujecie wskazówek.
- Być może tak naprawdę nie macie “problemu z feedbackiem” ale widzicie, że wasze zespoły je mają i chcecie im dać szansę do nauki i ćwiczenia.
Jakikolwiek jest powód, powiedzcie prawdę.
Zabiegaj o feedback z wyprzedzeniem – daj czas na przygotowanie się
Na tym etapie sami jesteście świadomi tego dlaczego chcecie zacząć aktywnie poszukiwać feedbacku, co dzięki temu chcielibyście osiągnąć. Wasze zespoły też już to wiedzą i rozumieją, jakich nowych zachowań mogą się spodziewać z waszej strony i dlaczego. Zanim wykształci się pewien nawyk udzielania informacji zwrotnej, pierwsze próby będą dla wszystkich nie naturalne i stresujące. Dlatego na początku nie oczekujcie, że zapędzony w kozi róg pracownik od razu “wszystko wam wyśpiewa”. Nie pytajcie ogólnie “jak mi idzie”, tylko skoncentrujcie się na jednym konkretnym obszarze, w którym chcecie się rozwijać i zadajcie proste, konkretne pytania. Jeśli prosicie o pomysł na to jak coś poprawić, zapytajcie konkretnie i powiedzcie, proszonej osobie, że nie musi udzielać odpowiedzi od razu, ale prosicie żeby do was wróciła z pomysłami w takiej formie jaka będzie dla niej komfortowa. Może to być kolejna rozmowa, może to być wiadomość email. Cokolwiek pozwoli zmniejszyć stres związany z udzielaniem feedbacku. Postarajcie się nie narzucać terminu ale zapytajcie tej osoby kiedy chciałaby do was wrócić z odpowiedzią, niech sama wyznaczy sobie termin, z którym czuje się komfortowo.
Podgryzanie feedbacku
Prosząc o informacje zwrotną sygnalizujecie zgodę na jej udzielenie i waszą gotowość przyjęcia tej informacji. Dlatego bardzo ważne jest aby wywiązać się z tej obietnicy, nawet jeśli zaserwowany wam feedback był ciężko strawny.
Osoba, która zdecydowała się udzielić wam szczerej i wyczerpującej odpowiedzi wykonała pracę, a waszym obowiązkiem jest jej za nią podziękować i sprawić, żeby poczuła się wysłuchana, zrozumiana i doceniona.
Feedback może bywać ciężki do przełknięcia, dlatego dobrym pomysłem jest serwowanie go w łatwo strawnych, niewielkich kęsach. Tak samo powinniśmy o niego prosić. Poprośmy o jedną informację na raz, dosyć konkretną, jeśli to możliwe, i okraszoną przykładami. Dzięki temu osobie, która serwuje nam feedback będzie o wiele łatwiej go przygotować, a my jako odbiorcy nie pochorujemy się z przejedzenia.
