Czy zdalne spotkania mogą być fajne?

Pracujemy zdalnie już od dwóch lat, a spotkania w których bierzemy udział nadal, nie rzadko, co tu dużo mówić… są do bani. 

A naprawdę nie muszą takie być! Jest kilka prostych trików, które możemy zastosować aby przynajmniej te spotkania, które sami prowadzimy były bardziej znośne. 

Różnica F2F, a zdalnie.

Część z nas nadal czuje się “bezbronna” siedząc przed ekranem monitora i wpatrując się wyłącznie w swoje oblicze. Ewentualnie kilka innych kwadratów ze śmiesznymi zdjęciami, bądź imieniem wypisanym na czarnym tle.

Ale tak właśnie przyszło nam pracować. Jak wyciągnąć z tego jak najwięcej? I dlaczego prowadzenie spotkania zdalnie jest trudniejsze?

Oprócz tych zupełnie oczywistych powodów jak zawodność technologii, zamrażanie się ekranu, mówienie na “miucie” itd….

Zazwyczaj nie widzimy współpracowników… Jeśli ich nie widzimy, nie wiemy jak zareagowali. Czy ktoś się zaśmiał kiedy opowiedzieliście dowcip? Czy ktoś przytaknął kiedy zapytaliście czy wszystko jest jasne? Czy ktoś wygląda jakby chciał coś powiedzieć, tylko potrzebuje jeszcze chwilkę czasu żeby zwerbalizować wątpliwości. Prowadząc spotkania zdalnie tracimy całe mnóstwo sygnałów niewerbalnych, które wcześniej tak dobrze pomagały nam się dostosować do tempa i poziomu zaangażowania uczestników. Jeśli cisza w odpowiedzi na zadane przez nas pytanie trwała zbyt długo mogliśmy wybrać delikwenta, wlepić w niego wyzywające spojrzenie i czekać, aż biedak się złamie, a teraz gapimy się tylko we własne odbicie. Nawet jeśli uczestnicy mają włączone kamery nie mają tego poczucia, że patrzysz ponaglająco właśnie na nich i to od nich oczekujesz odpowiedzi. Granie ciszą i odpowiednim spojrzeniem czy zachęcającymi gestami często rozwiązywało impas na spotkaniach twarzą w twarz. Teraz zdajemy się być pozbawieni połowy naszego talentu i narzędzi.

O tyle o ile odnośnie talentu do przemówień każdy musi rozliczyć się ze sobą sam 😀 o tyle w przypadku narzędzi mogę trochę pomóc…

Narzędzie 1 – kamera  i odwieczny dylemat “on” czy “off” 

Oczywiście kamera “on” powiecie. 

Daje nam namiastkę bycia w tym samym pomieszczeniu. Daje możliwość obserwowania reakcji niewerbalnych. Wymusza skupienie, a przynajmniej zmniejsza prawdopodobieństwo, że uczestnicy będą w trakcie spotkania kąpać dzieci albo bawić się z psem. 

Więc dlaczego większość zespołów ma z tym kłopot? Dlaczego, aż słychać ten syk niezadowolenia (pomimo tego, że wszyscy są na “miucie”) kiedy prosisz o włączenie kamer?

Powody, dla których ludzie nie chcą mieć włączonej kamery:

  • Bałagan w pokoju (tak, serio)
  • Nie czują się komfortowo z pokazywaniem swojego mieszkania
  • Nie mają warunków do pracy, np. siedzą w kuchni z komputerem, a za plecami ganiają ich dzieci
  • Mają bałagan na biurku i nie chce im się sprzątać z laptopa (z życia wzięte. Ktoś pracuje na zewnętrznym monitorze laptop z kamerą jest zamknięty, a na nim ogrzewa się kot. Przecież kota nie wygonisz…) 
  • Pracują z domu w covidowych okolicznościach są nieuczesani i nie ubrani
  • Nie chcą żeby było widać, że w trakcie spotkania “multitaskują”
  • Są znudzeni i nie chcą byście to zauważyli. Nie mają siły powstrzymać ziewania.
  • Mają kiepski Internet i zwykle gdy mają włączoną kamerę przycina im to, co mówicie

A co myśli organizator spotkania?

  • Nie interesuje ich to co mówię. 
  • Pewnie robią co innego.
  • Ludzie są zamknięci w sobie nie czują się komfortowo z włączonymi kamerami nie ma sensu naciskać. 

I co z tym zrobić?

  • Nie oczekuj, że wszyscy i na każdym spotkaniu będą mieli włączoną kamerę. Być może to ty jesteś w błędzie wychodząc z takim oczekiwaniem. Dopóki pracujemy z domów, a nie z biur musimy zaakceptować, że nie wszyscy będą czuć się komfortowo aby wpuścić was do swojego salonu czy sypialni. Wirtualne tło rozwiązuje tylko cześć problemu, bo nie zasłania np. łażących przed kamerą kotów. 
  • Jeśli na waszej liście są cykliczne spotkania, na których kamera naprawdę jest uzasadniona, nie zaskakuj nieprzygotowanych prośbą o włączenie kamery już na spotkaniu. Napisz w agendzie spotkania jasną informację o swoim oczekiwaniu i wyjaśnij dlaczego włączenie kamery pomoże wam uczynić to konkretne spotkanie bardziej wydajnym. Pozwoli to członkom zespołu na przygotowanie sobie wcześniej dogodnego miejsca pracy i np. przebranie się z pidżamy oraz usunięcie pociech zza pleców. 

Narzędzie 2 – “unmute button” i co zrobić jeśli nikt nie chce go użyć

Na pewno zdarza wam się, że mówicie nie tylko do ciemnej ściany nazwisk ale i sami do siebie. Zadajecie pytania i nikt nie odpowiada… Zaczynacie się zastanawiać czy was słychać? Czy jesteście tu sami?  Czy znowu was rozłączyło?

Dlaczego ludzie nie odzywają się na spotkaniach:

  • Spotkania odbywają się nie w ich ojczystym języku. Mówienie “do kamery” jeszcze w języku obcym jest dla nich mocno stresujące
  • Dzieciaki wydzierają się za plecami, pies szczeka (albo chrapie), mąż odkurza, mama śpiewa przy gotowaniu albo inne obiektywne okoliczności, do których wstyd się przyznać 🙂 
  • Robią coś innego i nie do końca słyszeli pytanie
  • Słuchają ale nie zrozumieli pytania i wstyd im się przyznać
  • Tak naprawdę to odpowiadają, tylko zapomnieli się “odmiutować”, a wy zniecierpliwieni milczeniem poszliście już dalej z materiałem

A co myśli organizator spotkania?

  • Nie interesuje ich to co mówię. 
  • Pewnie robią co innego.
  • Nikomu oprócz mnie nie zależy, przecież nie będę wywoływać jak w szkole po nazwisku!

I co z tym zrobić?

  • Zachęć do korzystania z wbudowanych narzędzi. Większość programów do wideokonferencji ma już możliwość przekazywania “reakcji”, czyli wyświetlania emotikonek na wspólnym ekranie. Poproś na początku spotkania o odpowiadanie za pomocą emotek czy adnotacji na ekranie lub jeśli nie ma takiej możliwości powiedz, że oczekujesz, że uczestnicy włączą mikrofon i odpowiedzą na pytanie. A kiedy zadasz pytanie graj ciszą. Przypomnij, że czekasz na odpowiedź i znów czekaj. Długo 🙂 czyli przynajmniej 30 sekund. A w akcie desperacji wywołaj kogoś do tablicy. Mówi się trudno… 
  • Jeśli podejrzewasz, że twoi słuchacze robią coś innego zasygnalizuj wyraźnie, że zaraz zadasz pytanie. Możesz to zrobić bardzo subtelnie robiąc pauzę (tak, gdy trajkotanie w słuchawkach cichnie ludzie zwracają uwagę co się stało), a potem zadaj pytanie wyraźnie głośniej niż normalnie mówisz. Lub jeśli nie masz duszy performera powiedz “Uwaga dla tych co przysnęli, zadaję pytanie i będę czekał na przynajmniej trzy odpowiedzi zanim pójdę dalej”.
  • Uprzedź na początku spotkania, że w razie ciszy wywołasz pierwszą osobę do odpowiedzi, a po udzieleniu odpowiedzi ta osoba wskaże kolejną osobę. Dzięki temu czujesz się jak wredny nauczyciel tylko raz, a inni uczestnicy muszą bardziej uważać na to kto już mówił przed nimi, żeby nie wskazać tej samej osoby i żeby się nie wydało, że nie słuchali. 
  • Zapewnij narzędzia do pisemnej kolaboracji, używaj narzędzi do robienia ankiet albo udostępnij wirtualną białą tablicę, na której uczestnicy będą mogli zapisywać, zamiast wypowiadać swoje odpowiedzi. 

Narzędzie 3 – interaktywność

Spotkania czasem po prostu są nudne. Ale nie zawsze muszą. 

Jeśli celem spotkania jest brainstorming jakiegoś pomysłu, zastanówcie się czy nie będzie bardziej komfortowo pracować w mniejszych grupach? Być może wasze narzędzie do wideokonferencji umożliwia wam zrobienie kilku mniejszych pokoi i zorganizowania kilku serii takich przeskoków z sali głównej aby porównać wnioski do pokoju gdzie odbywa się faktyczna burza mózgów w mniejszym gronie. 

Czy w trakcie waszego spotkania możecie zastosować jakieś (PROSTE) aktywizujące narzędzie do współpracy? Ankietę? Wirtualną tablicę?  

Czy możecie zaprezentować jakiś materiał graficzny, CIEKAWY, z przewagą obrazów nad tekstem, może nawet film?

Narzędzie 4 – czas

Większość z nas odbiera spotkania jak kompletną stratę czasu, i bardzo często jest to prawda. Kiedy pracowaliśmy w biurze większość komunikacji odbywała się w ciągu sekund za pomocą trącenia kogoś łokciem i pokazania palcem czegoś na monitorze. Zdalnie każda komunikacja to dodatkowy narzut. Ciągle dzwonią miliony kanałów na czacie (a często na kilku różnych komunikatorach używanych w jednej firmie). Spotkania wrzucane są bezlitośnie jedno za drugim. Poprzednie spotkania zwykle się przeciągają, co więc robimy? Łączymy się na kolejne i lecimy do kuchni po coś do picia, a tam, w monitorze ktoś prowadzi swój wywód do pustej sali. Zadaje pytania i nikt mu nie odpowiada…

Szanujcie czas swój i zaproszonych na spotkanie osób. Jeśli to możliwe zaczynajcie spotkanie 5-10 minut po pełnej godzinie pozwalając uczestnikom chociaż wyskoczyć do łazienki. Jeśli czekacie, aż wszyscy się połączą nie czekajcie w ciszy. Wykorzystajcie ten moment na zagajenie rozmowy. Przywitajcie zdzwaniającą się właśnie osobę i zapytajcie o pogodę albo weekend 😉 Tak zaktywizowani uczestnicy po pierwsze, mają szansę odreagować po poprzednim ciężkim spotkaniu, a po drugie już coś dzisiaj powiedzieli. Będzie ich łatwiej zachęcać do udzielenia odpowiedzi w trakcie spotkania. Przełamali lody. Jeśli spotkanie jest długie podzielcie je na wyraźne sekcje i zróbcie 5-10 minutową przerwę. Jest szansa, że uczestnicy nie dostaną szansy na kolejną przerwę do końca dnia, miejcie litość. I oczywiście trzymajcie się swojej agendy oraz timeboxów i kończcie o czasie

Dla tych którzy nadal czują niedosyt wiedzy, mały bonus…

10 przykazań dla dobrych spotkań.

  1. Temat spotkania powinien być krótki i jasno mówić o tym jaki jest cel spotkania. 

Na naszych monitorach możemy mieć otwarte kilkanaście aplikacji na raz i najpewniej nie przeskakujemy pomiędzy nimi maksymalizując okna za każdym razem. Temat spotkania powinien być na tyle krótki i “samowyjaśniający” się, żeby dało się go łatwo zauważyć na liście przychodzących wiadomości i zrozumieć jeszcze przed kliknięciem w szczegóły i otwarciem okna z treścią zaproszenia. 

  1. Spotkanie powinno mieć jasną agendę. Opublikowanie jej na kartce papieru i położenie na biurku nie wystarczy. Każdy zaproszony uczestnik powinien mieć do niej dostęp. 

Jakkolwiek kuszące może się wydawać wysłanie takiego zaproszenia, za agendę spotkania nie można uważać czegoś w stylu: “Hi All, let’s catch up about JJSH23323”. Dobra agenda zawiera informację o tym: jaki jest cel spotkania, jak będzie przebiegało spotkanie i jak będą timeboxowane jego części, czy wymagane jest wcześniejsze przygotowanie się do spotkania i jak należy się przygotować. 

Jak najbardziej zachęcam do zadawania zadań domowych do zrealizowania przed spotkaniem, można poprosić o zapoznanie się z załączoną dokumentacją albo o przyjście z zapisanymi gdzieś na kartce pierwszymi pomysłami, można wysłać link do elektronicznej tablicy, na której zaproszeni będą mogli wykonać jakąś wcześniejszą pracę. Zanotować uwagi, zagłosować na pomysły itd.. 

  1. Zaproszenie na spotkanie powinno przyjść odpowiednio wcześnie. Szczególnie jeśli prosimy uczestników o przygotowanie się… 
  2. Samo spotkanie powinno składać się z timeboxowanych slotów. Przynajmniej trzech podstawowych: wyjaśnienie celu spotkania, wspólna praca czyli realizacja tego celu, podsumowanie osiągniętego konsensusu. 
  3. Przygotowując zaproszenie zastanówcie się kogo potrzebujecie, a którzy uczestnicy są opcjonalni i skorzystajcie z odpowiednich pól w zaproszeniu. 
  4. Poproście o jawne zaakceptowanie lub odrzucenie zaproszenia. Jeśli ktoś jest kluczowym uczestnikiem upewnijcie się odpowiednio wcześnie, że zaakceptował spotkanie i na pewno się pojawi. 
  5. Przygotujcie się do spotkania
  6. Starajcie się żeby spotkania były interaktywne, zadawajcie pytania zapraszajcie do dyskusji pomyślcie o zorganizowaniu ćwiczenia tak by utrzymać uwagę słuchaczy. 
  7. Kończcie spotkania o czasie. 
  8. Nie róbcie spotkań o ile nie są absolutnie konieczne i nie zapraszajcie tych, którzy nic nie wniosą – tylko dlatego, że “wypada”.

Pro-tips

Większość z nas nie zdaje sobie sprawy z naturalnego zjawiska nazywanego “klątwą wiedzy” lub “klątwą kontekstu”. Dotyka ono absolutnie każdego z nas i najczęściej żyjemy sobie w błogiej nieświadomości. Każdy z nas jest w jakiś sposób ukształtowany przez swoje dotychczasowe doświadczenia, przekonania i wiedzę, którą posiadamy. Informacje które do nas docierają każde z nas przetwarza w trochę inny sposób odwołując się do innych wspomnieć, innych wniosków, innych wartości. Bardzo prostym eksperymentem, który możecie zrobić sami jest poproszenie kogoś aby “zanucił” ulubioną piosenkę stukając palcem w stół. A wy spróbujcie zgadnąć co to za melodia. Czasem się udaje ale często nie pomaga ani użycie drugiej ręki ani nawet nóg. Osoba, która odgrywa melodię jest zazwyczaj poirytowana, że pomimo jej starań (i tego, że wybrała coś naprawdę oczywistego jak stoo lat stoo lat) nie jesteście w stanie zgadnąć co miała na myśli. A to dlatego, że sami wygrywając melodię słyszymy ją całą, często włącznie z tekstem i pełną linią melodyczną. Dobrze znamy tę piosenkę i uważamy, że jest banalnie prosto zgadnąć, że to właśnie to. Osoba, która próbuje się domyślić słyszy tylko stukanie. Nie ma w głowie (o ile nie czyta nam w myślach) ani tekstu piosenki ani całej melodii słyszy tylko jeden odtwarzany przez nasz palec fragment rytmu. Dopowiada sobie co to może być bazując na swoim ulubionym repertuarze. 

I dokładnie to dzieje się na większości spotkań. My jako prowadzący spotkanie mamy o wiele szerszy kontekst, zazwyczaj mamy nawet przeczucie tego co chcemy osiągnąć, a uczestnicy tego nie mają. Naszym obowiązkiem jest przekazać ten kontekst jak najpełniej aby umożliwić wspólne zrozumienie. 

Na koniec spotkania warto jest sprawdzić nawet wywołując pojedyncze osoby “do tablicy” z czym wychodzą i poprosić kogoś innego o podsumowanie tego co zostało dzisiaj ustalone, jakie decyzje zostały podjęte i jakie są następne kroki. Nie staniecie się przez to bardziej lubiani, mogę wam to obiecać 🙂 ale możecie się zdziwić jak jak bardzo różnie uczestnicy odbierają ten sam uzgodniony konsensus.